Die Frage ist selten „Agentur oder Inhouse“, sondern „welche Aufgaben wohin“. Ein gutes Klaviyo-Setup braucht Strategie, Datenanalyse, Copy, Design, Technik und tägliche Betreuung. Kaum ein Shop hat alle sechs Kompetenzen im Haus, und kaum eine Agentur sollte alle sechs dauerhaft übernehmen. Hier ist unsere ehrliche Einordnung.
Was Klaviyo-Betreuung wirklich umfasst
| Aufgabe | Typischer Aufwand pro Monat | Kompetenz |
|---|---|---|
| Strategie und Planung (Redaktionsplan, Sales, Launches) | 8 bis 16 Stunden | Senior CRM |
| Kampagnen (Copy, Design, Segmentierung, Versand, Auswertung), 6 bis 12 pro Monat | 30 bis 60 Stunden | Copy, Design, CRM |
| Flows bauen und optimieren | 10 bis 30 Stunden, in Aufbauphasen deutlich mehr | CRM, Design, Technik |
| Datenanalyse (Kohorten, RPU, Tests) | 8 bis 16 Stunden | Analyse |
| Zustellbarkeit und Listenhygiene | 2 bis 4 Stunden | Technik |
| Integrationen (Shop, Loyalty, WhatsApp, Support) | projektabhängig | Technik |
Für einen Shop mit regelmäßigem Versand kommen 60 bis 130 Stunden im Monat zusammen, verteilt auf mehrere Rollen. Das ist mehr als eine Person und weniger als ein volles Team.
Inhouse: Vorteile und Grenzen
Dafür spricht: Nähe zu Produkt und Marke, schnelle Abstimmung, Wissen bleibt im Unternehmen.
Dagegen spricht: Eine Person kann nicht Strategie, Copy, Design, Analyse und Technik gleichzeitig abdecken. In der Praxis wird die eine Inhouse-Stelle zur Kampagnen-Fabrik, während Flows, Kohorten und Zustellbarkeit liegen bleiben. Die Lernkurve für Klaviyo-Best-Practices ist außerdem lang, wenn man sie nur aus einem Account lernt.
Agentur: Vorteile und Grenzen
Dafür spricht: Erfahrung aus vielen Accounts, komplette Rollenabdeckung, eigene Werkzeuge für die Analyse, Tempo beim Aufbau.
Dagegen spricht: Weniger Nähe zum Produkt, und bei Agenturen mit Fließbandbetrieb generische Ergebnisse. Deshalb betreuen wir maximal 30 Kunden mit zwölf Leuten und arbeiten in festen Hubs, damit jeder Account jemanden hat, der ihn kennt.
Die drei Modelle
- All-in-one mit Fixum. Die Agentur übernimmt alles, dein Team gibt Input zu Produkt und Marke. Sinnvoll, wenn intern niemand Zeit hat und der Kanal schnell aufgebaut werden soll.
- Revenue Share. Ein Teil der Vergütung hängt am Erfolg. Sinnvoll, wenn Umsatzpotenzial da ist und beide Seiten Risiko teilen wollen; setzt saubere Messung voraus.
- Consulting only. Dein Team setzt um, die Agentur liefert Strategie, Segmentierung, Zustellbarkeit und Analyse. Sinnvoll, wenn du eine motivierte Inhouse-Person hast, der die Erfahrung fehlt. Wie das aussieht, zeigt die Case Study Consulting mit 82 Prozent mehr CRM-Umsatz.
Ein häufiger Weg ist der Wechsel zwischen den Modellen: Aufbau durch die Agentur, danach Weiterbildung des internen Teams und Übergang in Consulting. So sind wir mit SNOCKS vorgegangen: zuerst das komplette CRM aufgebaut, dann das Team weitergebildet, heute beratend an der Seite.
Kosten realistisch vergleichen
Vergleiche nicht Agenturhonorar mit Gehalt, sondern Gesamtkosten mit Ergebnis:
- Inhouse: Gehalt plus Nebenkosten, Tools, Freelancer für Design und Copy, Einarbeitung, Ausfallrisiko.
- Agentur: Honorar, plus interne Zeit für Abstimmung (bei uns ein wöchentlicher Call).
- Ergebnis: CLV-Uplift der Kohorten und RPU, nicht attribuierter Umsatz. Wie du das misst, steht im Beitrag Retention Rate, CLV und RPU berechnen.
Die Klaviyo-Lizenz selbst ist in beiden Fällen gleich; ihre Logik erklärt der Beitrag Klaviyo Kosten.
Entscheidungshilfe
- Unter einer Million Jahresumsatz: Grundsetup mit Agentur oder Freelancer, danach Inhouse mit Consulting nach Bedarf.
- Ein bis zehn Millionen: Agentur für Aufbau und laufende Betreuung oder Consulting mit einer starken Inhouse-Person.
- Über zehn Millionen: Inhouse-Team plus Agentur für Spezialaufgaben: Analyse, Internationalisierung, neue Kanäle, Sales-Phasen.
FAQ
Wie lange dauert es, bis ein Inhouse-Team eigenständig arbeiten kann?
Mit begleitendem Consulting sechs bis zwölf Monate. Ohne Begleitung deutlich länger, weil Fehler in Flows und Zustellbarkeit erst spät sichtbar werden.
Woran erkennen wir eine Fließband-Agentur?
An der Zahl der Kunden je Ansprechpartner, an Vorlagen-Flows ohne Bezug zum Kaufzyklus und an Reports, die nur attribuierten Umsatz zeigen. Fragen lohnt sich: Wie viele Accounts betreut die Person, die unseren macht?
Was passiert mit dem Account, wenn wir die Agentur wechseln?
Der Klaviyo-Account gehört immer dem Shop. Flows, Segmente und Templates bleiben. Achte darauf, dass Dokumentation und Zugänge bei dir liegen.
Weiterlesen
Du willst wissen, wo in deinem Klaviyo-Konto Umsatz liegen bleibt? Let me roast your CRM.
Kostenlose CRM-Analyse anfragen
